Un factor importante que las PYMES no deben dejar de lado es la emisión de facturas y control de cada una de ellas. Si no hay control en sus facturas, pueden tener consecuencias graves como complicaciones o pérdidas de datos y registros, afectando las finanzas de su empresa.
Te presentamos los mejores consejos para que puedas gestionar la facturación de tu negocio de manera adecuada:
• Mantente informado de las leyes de tu región.
En la región, existen normativas obligatorias que involucran la expedición de una factura fiscal y/o electrónica por parte del comercio, para que pueda haber documentación de sus operaciones y transferencias. No sólo es obligatorio, sino que posteriormente se manifiestan nuevas leyes o modificaciones de leyes anteriores, por ejemplo: En Panamá, mediante el Decreto Nº 766 del 29 de Diciembre del 2020, se establecen las normas relativas a la adopción de la Factura Electrónica para las empresas que se encuentran exceptuadas del uso de Equipos Fiscales por la Dirección General de Ingresos.
Estar pendientes de las últimas resoluciones gubernamentales puede ayudar al negocio a que tenga sus trámites fiscales en orden, y también, hasta puede ser beneficiado si su negocio cumple requisitos actuales.
• Valida y Registra.
Validar facturas es fundamental para evitar estafas por medio de documentos falsificados. Estos documentos aparentan ser originales pero no quiere decir que sean comprobantes oficiales para deducir o declarar impuestos.
La factura debe cumplir con todos los componentes que la hacen válida, como su: logo, número de ID fiscal (RUC), razón social, dirección, detalles y tipo de venta, cliente, impuestos, descuentos, políticas de devolución, entre otros…
Verifica y comprueba las facturas antes de su emisión y así evitarás reclamos de error de facturación. Luego, lleva un registro de las facturas emitidas.
• Establece Fechas Límites.
Para evitar falta de liquidez o deudas a corto plazo, es importante llevar un control de las facturas tanto de compras como de venta. Para ello, se debe establecer una fecha de vencimiento en la factura, acordada con el cliente y/ó proveedor, y registrarla en un sistema de gestión que establezca un plan de cobros y genere alertas y reportes de las facturas próximas a vencer.
También, se recomienda establecer estas fechas límite de pago para implementar condiciones de demoras, como recargos mediante intereses.
• Digitaliza.
Envía facturas digitales, y mucho mejor si se envían en un formato que no se permite editar, para así evitar fraudes, plagios, o copias no autorizadas de tus facturas. Se recomienda formato PDF sobre Excel ó Word. Si deseas saber detalles para digitalizar tus facturas, lee este artículo de InterFuerza para saber más detalles: Digitalización vs. Transformación Digital.
Adicional, contar con un sistema de facturación automatizado es lo ideal. Le ayudará a minimizar los errores al momento de emitir una factura, que puede desencadenar reclamos por parte del cliente, notas de crédito y/o devoluciones.
• Planifica.
Se recomienda contar con un software de facturación y gestión administrativa para llevar a cabo todo los movimientos de sus facturas. Si su empresa es muy joven y está iniciando operaciones, existen sistemas acoplados para empresas pequeñas y ajustables a medida que el negocio alcanza una cartera de clientes considerable.
• Declara tus Impuestos
Sea una firma de contadores ó el dueño de la empresa quien se encargue de su propia contabilidad, se deben tener en cuenta los plazos para declarar impuestos. Acorde a la Gaceta Oficial de Panamá, la declaración final debe ser presentada 30 días posteriores al cierre del Registro Público para personas jurídicas y 15 días para personas naturales. Para más información acerca del procedimiento de Declaración de Impuestos en Panamá, vea este enlace.
En conclusión, se necesita control constante y planificación de sus facturas. Sin ello, puede ocasionar pérdidas o despilfarro donde será imposible averiguar el origen si no hubo registro de sus facturas emitidas.
Adicionalmente, estar informados de los estatutos legales del país donde opera su negocio le ayudará a saber cuándo declarar impuestos, evaluar nuestras limitaciones operaciones y comerciales, y analizar en dónde se debe invertir en trámites y en dónde podemos ahorrar costos.
