Todo sistema de administración que sea eficiente está adaptado a cualquier actividad económica en la que se dedique una empresa, desde una marisquería hasta una industria corporativa de gran magnitud en el mercado. Hoy existen sistemas que se han acoplado a todos estos ámbitos en el mercado pero muy pocos cuentan con las funciones adecuadas para llevar a cabo la recopilación de datos.
Una de las empresas donde hay muchas quejas de clientes por mala gestión administrativa son los edificios de alquiler de apartamentos u oficinas donde el mantenimiento de ellas se ha convertido en un reto épico. En este artículo hablaremos de lo que debes considerar al momento de administrar una propiedad horizontal (P.H.) y mantener a tus proveedores y clientes satisfechos.
Dentro de las recomendaciones está manejar un software de gestión administrativa donde podrás llevar todos tus proyectos y bases de datos en un solo sitio, un sistema que te brindará los recursos que te ayudarán a llevar los procesos para que la P.H. esté en las mejores condiciones y mantenga un buen servicio y atención a sus residentes, inquilinos y/o proveedores.
Beneficios del uso de un sistema administrativo en una P.H.
- Registros Contables
Podrás llevar la contabilidad de los registros de ingresos y gastos del P.H. y llevar registros de facturaciones hechas y pendientes. Estas funciones te permitirán estar más enfocado a visualizar la realidad del estado financiero de tu P.H.
- Registro Administrativo
Mantener los registros en un sistema de gestión permitirá que puedas tener a la mano toda la información de contratos, cotizaciones, órdenes de compras y asuntos pendientes con tus proveedores e inquilinos.
- Base de Datos
La información que se almacena en una base de datos es tan importante como no hacerlo, muchos administradores de P.H. no son conscientes del poder de guardar toda la información de sus residentes, proveedores e inquilinos. Crear una base de datos te permitirá tener acceso a los contratos, documentos, facturas, acuerdos de servicios que hagas con los habitantes del P.H. (ya sean antiguos o nuevos) y/o proveedores llevando registro de toda la información bajo el perfil de cada uno.
- Seguimiento de Casos
En un sistema de gestión podrás validar los casos que ameritan tu atención en un P.H., uno de los aspectos que los residentes/inquilinos observan y aprecian es poder saber que el lugar donde trabajan o viven es un lugar bien atendido; por ejemplo, el mantenimiento de la infraestructura de un edificio, tener respuestas a inquietudes de los administradores del edificio, entre otros detalles.
- Tiempo
Es muy importante que un administrador sea un buen mayordomo de su tiempo. Llevar un sistema de gestión le permitirá poder optimizar el tiempo en temas de creación de registro. Lo que antes tenías que registrar en compras, gastos, proveedores, clientes, facturas, cobros, cotizaciones de manera manual, ahora podrás hacerlo más rápido.
En resumen, tener un software de gestión administrativa es la herramienta ideal para conocer el panorama completo del estatus de su P.H.
En InterFuerza podrás encontrar todos los recursos y funcionalidades que necesitas para poder llevar bajo control todo lo que la administración de una P.H. requiera. Lleva toda la información de tu contabilidad, proyectos (quejas, sugerencias o mejoras) bajo seguimiento y conocer todos tus residentes ó inquilinos, gestionar tus compras, gastos, cotizaciones, y todo esto lo podrás llevar en un sólo lugar y en la nube donde dispondrás de toda la información estés donde estés.
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