La independencia financiera no es un concepto que se limita a las finanzas personales; también al llevar las riendas de nuestro propio negocio, debemos conocer a fondo los procesos para controlar la Contabilidad de un emprendimiento, y ahorrarnos problemas a fin de mes por cuentas que no cuadran o impuestos pendientes por pagar.
Utiliza estos tres pasos como base para comenzar a llevar tu Contabilidad y Finanzas de forma efectiva.
1) Registrar los ingresos y gastos de tu operación.
El primer paso está en registrar de forma diaria los movimientos de tu negocio, aunque este ejercicio debe ir más allá de completar un Excel o una hoja de control con el dinero que ingresó por Ventas. Una forma fácil de comenzar es automatizar los procesos de Facturación y Compras, que tienen el mayor impacto en tus ingresos y egresos.
Existen múltiples programas que te ayudarán a crear cotizaciones, generar facturas o registrar los costos de materiales que compraste para actualizar tu Inventario. Y la mayor ventaja está en los reportes descargables o sincronizados para agilizar tu análisis contable de cada movimiento de entrada o salida.
Video: Cómo gestionar las Finanzas de un Pequeño Negocio
2) Clasificar tus Cuentas Contables.
Las Cuentas Contables son la columna vertebral de la Contabilidad de un Emprendimiento o negocio, y adaptar estas a las necesidades de tu empresa será clave para una toma de decisiones eficientes.
No todos los gastos o ingresos son los mismos. Identifica qué clasificación tendrá cada uno, entre registros activos o pasivos, y define aspectos básicos de tu operación como la compra de materiales (cuenta “Compras”, por ejemplo), o los movimientos de ingresos al banco (ejemplo, cuenta “Banco”). Entre nuestros recursos contables, incluimos un Catálogo de Cuentas predefinido para iniciar con un registro contable básico:
- Caja
- Banco(s)
- Cuentas por Cobrar (CxC) – Clientes
- Inventario de Mercancía y Materia Prima
- Cuentas por Pagar (CxP) – Proveedores
- Préstamos por Pagar
- Costos por Equipo y Mobiliario
- Activos Fijos
- Impuestos y Retenciones
- Salarios
- Utilidades
- Reservas
- Descuentos y Devoluciones
- Misceláneos
Al contar con un registro claro de cada una de tus Cuentas, será más sencillo entender el rendimiento de tu negocio, como por ejemplo determinar qué productos son más rentables al comparar sus costos contra los ingresos que genera. Una vez comiences estas operaciones básicas, pasarás a actividades contables de grandes ligas como crear un presupuesto por proyectos, planificar inversiones que sean rentables a largo plazo y así estar preparados para presentar la información certera a un Contable o Auditor.
3) Dedica espacios semanales para aprender y planificar mejor.
El dirigir un negocio hasta su crecimiento lleva detrás un trabajo arduo; garantiza que cada semana aprendes a organizar cada proceso de tu producción, así cuando llegue el final del mes sabrás qué aspectos estudiar para planificar más ventas en los siguientes 30 días.
También, debes aspirar a conectarte con un Contador o profesional de finanzas que te brinde los recursos para formalizar procesos como el pago de impuestos y otras obligaciones tributarias del país, según el tipo de contribuyente que sea tu negocio.
Utiliza esta guía para aprender más sobre Finanzas para pequeños negocios.
Una vez integres estas rutinas a tu día a día, podrás avanzar al siguiente paso: pasar de las hojas de Excel a un sistema de registro más avanzado que permita controlar tus Balances diarios desde cualquier sitio, gracias a los sistemas de reporte disponibles en la Nube.
