Las órdenes de compra son la solicitud previa que se realiza al proveedor, la cual le permite validar la disponibilidad de los productos, costos, referencias, o cualquier modificación previa a la factura de compra.
Los elementos que debemos tener en cuenta en una Orden de Compra son los siguientes:
- En el encabezado del documento
- Datos del Vendedor
- Datos de tú Cliente
- Información de Envío
- Información detallada de la Orden de Compra
- Comentario e Instrucciones. (Descripción de los detalles por parte del Proveedor o alguna observación que se desee contemplar en el documento.)
Estas órdenes de compra ayudan a establecer procesos eficientes al momento de adquirir una mercancía. Muchas empresas no cuentan con estos procesos al momento de abastecer sus inventarios por desconocimiento del mismo, o por no querer perder tiempo y se pierde el registro de las órdenes que fueron hechas; por lo que existen sistemas que han facilitado estos procesos y así llevar constancia de las solicitudes al momento de adquirir mercancías por parte de nuestros proveedores.
Al momento de realizar una orden de compra con InterFuerza puedes gestionar las que se procesan y las que quedan pendientes, teniendo mayor control de los procesos de la adquisición de tus inventarios y brindando la visibilidad de las necesidades de tu área de bodega y compra, todo en una sola plataforma. A continuación, te mostraremos beneficios que obtendrás al involucrar órdenes de compra dentro tus procesos:
Contrato de compraventa
Una orden de compra se convierte en un documento de contrato entre el comprador y vendedor al momento de autorizar dicha orden. Cuando se hace una orden de compra existen condiciones que el comprador y vendedor plasman en el documento, por lo que el comprador y vendedor llegan a un acuerdo y firman para dejar plasmado dichas condiciones.
Control de Costos Operativos
Le permite al comprador visualizar la capacidad de la empresa en cubrir estos costos para seguir operando, y beneficia al proveedor para saber el valor de su venta y los costos que conlleva la preparación de la mercancía solicitada por el comprador.
Conocimiento del estatus de la mercancía
Le ayuda al comprador calcular la disposición del inventario que tiene en su almacén hasta que llegue la nueva mercancía y, de esa manera, sus ventas no serán afectadas ya que anticipará que el inventario no le falte hasta la llegada de sus productos.
Planificación anticipada de la entrega de mercancía
Al momento de cerrar una orden de compra, permite que el comprador conozca el día de la entrega de su mercancía ya plasmado en el documento junto con sus condiciones, permitiendo la planificación del comprador para la recepción de la misma y evitar imprevistos en la mercancía.
Ahorro de tiempo de pedidos
Le ofrece al proveedor organizarse para preparar la mercancía del comprador y las de los otros compradores, de esta manera el proveedor podrá abarcar toda esta preparación de los pedidos y visualizar la disponibilidad de inventario de la bodega del proveedor.
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